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HOW TO2018.1.23 (Tue)

【新任広報さん向け】メディアから信頼されるコミュニケーションの基本

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  • 松香瑞葉 | Mizuha Matsuka
  • 株式会社シグナル メディアプロモーター

こんにちは。メディアプロモーターの松香です。
私は2017年3月から今のお仕事に携わるようになったのですが、昨年は広報やPR関連の本を読んだり先輩に教わったり現場で学んだりと、とにかく新人メディアプロモーターとして勉強に励んだ年でした。

今回、「その経験をもとに若手広報担当者さんに役立つ話を」と言われましたので、これまでに学んだメディアさんとのコミュニケーションに必要な基本姿勢についてお話ししたいと思います。

メディアと信頼を構築するために必要な基本姿勢とは

1.メディア担当者の話をよく聞く

これは苦い思い出なのですが、とあるメディアの担当者さんと面会した際、「こちらの話が相手に刺さっていないな……」と感じたことがありました。面会の後で何が悪かったのか考えたのですが、恥ずかしいことに当時の私はそのメディアさんのことを十分に理解できていなかったことに思い当たりました。

面会の際は、当然相手のことを調べてから行きます。それを怠ったわけではありません。その時の私に足りなかったのは、「聞く姿勢」でした。メディアを取り巻く環境や読者傾向、求められるネタは時とともに変化していきます。いまメディアの担当者さんはどういったことを考えていて、自分はそれに対して何を提供できるのか? それを知るためには、相手の話を聞く姿勢が欠かせません。調べていった程度の知識で相手の求める情報が提供できるわけはなかったのです。

そのことに気づいてからは、メディアの担当者さんのお話を積極的に聞くようになりました。時には、「勉強不足で申し訳ないのですが……」と言いながら教えていただくこともあります。こうすることで、どのような切り口で情報提供すればメディアさんに喜んでもらえるかを考えられるようになり、情報をお持ちした際に興味を持って聞いていただけることが増えました。下調べは大切ですが、分かった気にならず相手の話を聞くことはそれ以上に大切なことだと気づかされた経験でした。

2.話をするときは意識的に感情を乗せる

広報のノウハウ本を読んでいて、「熱意を持ってプレスリリースを書けば、メディアにもそれが伝わる」といった内容の記述を目にしたことがあります。これは、話すときも同じだと思っています。相手の熱意を感じれば、聞く側も自然と興味が湧きますよね。でも、熱意って意識して表現しないと、なかなか相手には伝わらないこともあると思うのです。

商品やサービスの良さをメディアの担当者さんにわかってもらおうとすると、どうしても説明することに意識が向いてしまいがちになります。でも、単調に「この商品は○○で、すごくいいんですよ」と話したときと、抑揚をつけて「すっごくいいんですよ!」と話したときでは印象が大きく違いますよね。商品・サービスをメディアにご紹介するときには、商材に愛着を持つのはもちろんのこと、意識的に熱意を言葉に乗せることで相手に届きやすくなると思うのです。

ちなみに私の場合はそれに加えて、話す際の表情も意識しています。実は私は過去に5年ほど演劇を経験しているのですが、その時に気づいたのが、自分では感情を表現したつもりでもあまり表情には出ていないということ。たとえば笑っているつもりが実は口角が少し上がっている程度ということも少なくありません。「すっごくいいんですよ!」と言いながら、真顔だったら相手はどう思うでしょうか? 言葉と表情が一致していたほうが信頼感を生みやすいですよね。だから、「少しオーバーかな?」と思うくらい表情にも出すことにしているのです。

3.一生懸命に協力する姿勢を示す

仕事のできる広報担当者さんを見ていると、メディアが欲しがる情報をただ提供するだけでなく、「忙しい中でも一生懸命に協力してくれる」という印象を相手に与えていることに気づきます。

たとえば質問を受けたら、(すぐには応じられなくても)いつまでに回答できるのかだけは素早くレスポンスするとか、難しいお願いをされてもすぐにNOと言わず、「協力したいけどこういう理由で難しく、ここまでなら協力できるのですが……」と事情や代替案を伝えて協力姿勢を示すなど。本当は忙しいはずなのですが、その忙しさを感じさせずに快く協力してくれるのです。

こんなふうにされたら相手も悪い気はしませんよね。自然と「あの広報さんに連絡してみようかな」と、また声がかかりやすくなるでしょう。メディアリレーションと言えども、つまりは人と人とのつながり。メディアから声がかかりやすい人というのは、こうした小さなことから努力をしているのだと学び、以来私も実践しています。

最後に見られるのは、やっぱり「人」なんです

広報活動のお手伝いをしていて感じるのは、これだけ多くの企業・商材がある中、最後に見られるのは「人」なのだということです。広報担当者さんは一人ひとりに独自のスタイルがあるので私が学んだことが誰にでも当てはまるわけではないのですが、今回ご紹介した方法は「人」の部分をどう伝え、信頼関係をどう構築するかを自問自答して見つけた答えの一部です。

まだまだ経験が浅く勉強中の身ではありますが、こうしたことに気を付けるようになってからは、普通なら取り上げにくい商材をメディアに取り上げていただけたり、新しく記者や編集者の方を紹介していただけたりと、「ちゃんと伝わった!」と感じるうれしい体験をさせてもらえるようになりました。この記事が少しでもメディアとの関係構築に悩む方の助けになれば幸いです。

構成:福田さや香