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HOW TO2017.12.07 (Thu)

ヲタ活は生産性アップの原動力。きっちり仕事を終わらせるスケジュール管理術

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  • エイコ(仮名)
  • 株式会社シグナル PRコンサルタント

こんにちは。AAA(トリプル・エー)大好き、エイコです。
PR会社は「忙しそう」というイメージを持たれがち(そして、それは事実でもある……)ですが、忙しいからといってプライベートを犠牲にしているかと言えば、そんなことはありません。現に私は、多い時には地方や海外を含めて年間15本ほどのライブに通っています。

そんな私の仕事は、PR施策の進行管理と実行。後輩たちのタスク管理や育成も担っています。決して責任も仕事量も小さくないなか、どのようにプライベートを確保しているのか聞きたいとのリクエストをもらいましたので、私のAAAへの熱意とオタク活動(ヲタ活)のためのスケジュール管理術についてお話ししたいと思います。

※シグナルバナナには「社員全員が本名で発信する」というルールがあるのですが、AAAヲタであることは一部の人にしか公表していないため、匿名とすることをお許しください。

大人のヲタ活には、スケジュール管理スキルが必須

私の好きなAAAは、男女6人のパフォーマンスグループ。そのメンバーはグループでの音楽活動の他にも、個人ユニットにお芝居にとマルチに活躍しています。私は映画『愛のむきだし』 を観て以来6年、Nissy(西島隆弘さん)が大好きなのですが、ヲタとして当然グループ活動+お気に入りのメンバーの活動の両方を応援しています。

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待ち侘びたNissyファーストライブで入手したグッズたち

人によっては2人、3人……とより多くのメンバーを追っかけていますが、AAAヲタには会社員も多く、なかには子持ちの方もいらっしゃいます。みんな、時間をやりくりしてヲタ活をしているのです。

私も、ライブがあれば絶対に行きたい。でも、ヲタ活にかまけて仕事がおろそかになっているなんて思われたくない。仕事はきっちり終わらせて心置きなくヲタ活を楽しみたい――。もともとスケジュール管理は得意なほうでしたが、そんな気持ちから、ヲタ活を始めて以降ますます管理に力が入るようになりました。

忙しくてもヲタ活をするためのスケジュール管理術

AAAのライブが何本あろうと、その日のライブは1度きりしかありません。仕事を理由に行きたかったライブをキャンセルするなんて悲しすぎます。ここでご紹介するのは、そんな悲劇を回避するために私が実践しているスケジュール管理術です。

1.スケジュールは3~4ヶ月先まで考える

みなさんは、どのくらい先までを見据えてスケジュール管理をしていますか?「1~2週間先まで……」という方も多いのではないでしょうか。

ヲタ活をしている人の場合、ライブの予定が数か月先に入るなんてことはザラ。もし割り込みの仕事が発生しても、開催日までに終わらせなければいけません。そのため、たとえば3~4ヶ月先のライブスケジュールが公開されたなら、もうその時点から開催時期までのスケジューリングを始めるのです。

私の場合は、まずAAAのライブが開催される時期を大まかに予想しておき、いざライブの開催日が決定すると、その日絶対にライブに行けて仕事も遅滞なく終えられる余裕をもったスケジュールを立てています。

「余裕をもったスケジュール」というと、クライアントから指定された期日の前日までに終わらせればOKと考える人もいるかもしれません。でも、割り込みの仕事の発生など、突発的な事態は1つだけとは限りませんよね。絶対に外せない予定があるなら、2~3日前には終わるように見積もる必要があります。

私は最悪の事態を想定しながら動く心配性タイプなので、それくらい余裕を持たないと安心できません。でもそのおかげで、これまでどんなに緊急の事態が起きても、なんとかライブに行くことができています。

2.人に依頼する仕事は、優先順位を上げる

余裕をもったスケジュールを立てていても、なかなかその通りには進まないものです。その理由の一つに、仕事には自分以外の人も関わっていることが挙げられるでしょう。自分の都合は管理しやすくても、他人はそうはいきませんね。

スケジュールが遅延しがちな若手社員を見ていると、「優先順位づけ」がきちんとできていないことに気づきます。本来、人に依頼する仕事ほど先に着手しなければいけないのに、自分でできる仕事をしていて依頼を後回しにしてしまうのです。

言うまでもなく、人に仕事を頼む場合は自分でいつまでもボールをもっていないで早めに渡すことが大切です。自分でボールを持っていても解決できませんし、依頼される側にとっても依頼時期が遅れるほど期日までの時間が少なくなってしまいます。

一方で、上司やクライアントに何か確認をとりたいのに、なかなかとれないことによるスケジュール遅延というものもあるでしょう。これは、先ほどの例と違ってただ早めに依頼するだけでは不十分かもしれません。

そんなとき私は、「○日に提出しますので、○日までに戻していただけますか?」など、事前にこちらの予定を添えて相手の都合を確認しておくようにしています。こう伝えれば、相手も「○日に戻すためには、○日の○時までにください」など間に合う期日を教えてくれますから、それをもとにスケジュールを調整すればいいのです。

依頼時ではなく、あくまで事前に取り決めておくことがポイントです。期日を切るのが苦手な人は、ぜひ試してみてください。

3.仕事は着手前、3割程度完成の時点で確認を

今度は、自分で仕事を進める際に注意したいポイントです。仕事で大幅に作業工数が膨らむ要因として代表的なものに、「指示の取り違えによる手戻り」があります。作業工数が増えれば、その分スケジュールがずれこんでしまいますね。

これを防ぐには、方向性が間違っていないか、早めに依頼者に確認する必要があります。ただし、若手によくあるのが、たとえば提案書などを7割ほど仕上げてから上司に確認を受けようとするケース。完成前に確認するという点はよいのですが、そもそもの与件を取り違えていたら7割分の作業がムダになってしまいます。

大切なのは、着手前。まずは打ち合わせで、ある程度の方向性を確認しておくことです。そのためには、クライアントや上司の指示をとりあえず「わかりました!」と聞いてしまうのではなく、「つまり、こういうことですよね?」と、きちんと理解し、認識合わせすることが必要です。

もしかしたら、「その場で確認して間違うのは怖いから、自分で整理してから確認したい」という気持ちもあるかもしれません。でも、依頼者にとっては間違ったまま進められるよりも、事前に理解度が確認できたほうが安心して任せられるのです。

ちなみに事前に与件を確認したうえで、さらに作業途中の確認が必要となる場合、私なら3割ほどまで仕上げた時点で確認します。3割といえば、提案書なら大枠ができたくらいのレベル。方向性を確認するのであれば、このくらい早くに見てもらったほうが手戻りが少なくてすみます。

ヲタ活は仕事の妨げではなくモチベーション

実は、シグナルバナナでヲタ活の話をするにあたり、「シグナルでは仕事より趣味を優先している人が働いているのか」と誤解されるのでは……との心配がありました。実際は、ヲタ活のためにスケジュール管理をよりきっちりするようになった結果、仕事もスムーズに進み、さらにヲタ活を楽しめるという好循環が生まれているのですが。

遊びに行くために周囲を顧みない人と一緒に働きたい方は少ないと思います。でも、趣味の活動は決して仕事の妨げではなく、むしろ仕事のモチベーションになりえます。うまくスケジュール管理をして、趣味も仕事も両方楽しめる人が増えていけばすてきだなと思います。

構成:福田さや香